Ellipse

Hoe kies je de juiste toetssoftware?

Hoe kies je de juiste toetssoftware?

De keuze van toetssoftware is een lastige. Er zijn vele pakketten met een uiteenlopend kostenplaatje en het is niet altijd even gemakkelijk om in te schatten met welke toekomstige wensen je rekening moet houden. De keuze voor toetssoftware is er één die je voor de langere termijn maakt. Kijk dan ook naar de specifieke eisen waaraan het pakket nu en in de toekomst zou moeten voldoen. Wellicht gaat het kandidatenaantal of het aantal gebruikers of toetslocaties als gevolg van interne veranderingen toenemen.

Criteria bij de keuze voor toetssoftware

Om je te helpen daarover na te denken schetsen we een aantal aandachtspunten:

  1. Techniek
  2. Veiligheid (AVG)
  3. Rollen en rechten
  4. Modulaire opbouw
  5. Boeken en betalen
  6. Gebruiksvriendelijkheid
  7. Vraagsoorten
  8. Beschikbaarheid statistische gegevens
  9. Multimedia toepassingen
  10. Koppeling met andere software
  11. Afname opties

Je kunt bij toetssoftware veel aanpassingen doen

1. Hoe is de techniek ingericht?

Gaan er meerdere mensen, verspreid over verschillende locaties gebruik maken van de toetssoftware? Denk daarbij aan toetsconstructeurs en beoordelaars van vragen. Dat vraagt om een webbased systeem, waarbij opslag van vragen op een centrale en goed beveiligde plaats gebeurt. Daarnaast is het van belang vragen te stellen over de beveiliging van het systeem. Is deze goed geregeld? Zeker wanneer het summatieve toetsing betreft, is dat van belang. Bij systemen die alleen geschikt zijn voor formatief toetsen is deze beveiliging niet altijd optimaal. Tot slot is het belangrijk om te onderzoeken hoe de software zich gedraagt, wanneer er een grote hoeveelheid kandidaten deelneemt. Zijn de gebruikte servers daarvoor geschikt?

2. Is de software veilig (AVG)?

In hoeverre is het systeem toegerust om aan de eisen te voldoen van de AVG? Denk hierbij aan de beveiliging, opslag en het correct gebruik van persoonsgegevens. Hebben mensen de mogelijkheid om hun persoonsgegevens in te zien en zijn deze aan te passen, dan wel te verwijderen?  Houd deze zaken op het vlak van gegevensverwerking in gedachten bij de keuze van toetssoftware.

3. Hoe zijn rollen en rechten in te richten?

Bij de inrichting van examenprocessen zijn er doorgaans verschillende verantwoordelijkheden en bevoegdheden. In hoeverre kun je met de digitale toetssoftware daarbij aansluiten? Je kunt hierbij een aantal vragen stellen:

  • Wie is uiteindelijk verantwoordelijk voor de inhoud van de examenbank?
  • Wie mag vragen invoeren, controleren en reviseren?
  • Wie mag aanpassingen doen aan de gebruikte sjablonen en aanpassingen doen op het niveau van de complete toets?

Doe je onderzoek naar passende toetssoftware, weet dan welke eisen je hieraan stelt en achterhaal in hoeverre het systeem daaraan voldoet.

4. Is de software modulair opgebouwd?

Een vraag die je jezelf kunt stellen is: hoe is de toetssoftware opgebouwd? Software kan bestaan uit onwijs veel mogelijkheden, maar gebruik je daadwerkelijk alle functionaliteiten in het pakket? Houd bij de keuze van de software rekening met hoe het pakket is opgebouwd en of het ook mogelijk is om in delen of modules te gebruiken.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan een module voor afname op locatie, voor toezicht, voor inschrijving en registratie en een module om gegevens te analyseren en rapporten te distilleren. Is er wellicht ook een mogelijkheid om een ‘light’-versie te gebruiken, om bijvoorbeeld formatief te toetsen?

5. Is het mogelijk een examen te boeken en betalen?

Hoe gemakkelijk is het voor kandidaten om examens te boeken, inschrijvingen te wijzigen of te betalen? Zijn er mogelijkheden om een koppeling te maken tussen een website en de betreffende toetssoftware? En op welke wijze is communicatie met kandidaten vervolgens mogelijk?

6. Hoe gebruiksvriendelijk is de software?

Hoe eenvoudig is het om vragen in te voeren? Kan dat gebeuren door relatief ongetrainde mensen? Het kan dan heel relevant zijn om het toetssysteem toegankelijk te maken voor toetsconstructeurs en beoordelaars van vragen en de verschillende groepen verschillende rechten te geven voor invoer, revisie en vaststelling. Daarnaast kan het van belang zijn om in het systeem zichtbaar te maken welke vragen al zijn vastgesteld, welke niet en welke reeds gereviseerd zijn. Hoe wordt de status van vragen zichtbaar? Verder is het een aandachtspunt om te bekijken welke mogelijkheid tot analyseren van de resultaten het systeem heeft. Bevat het systeem al formules waarmee p- en rit-waarden kunnen worden berekend, ook van andere vraagsoorten dan meerkeuzevragen? Sommige systemen vragen om zelfwerkzaamheid van de gebruiker op dit gebied, terwijl andere systemen deze optie standaard geïntegreerd hebben.

Tot slot heb je als gebruiker veel baat bij een overzichtelijke structuur. Hoe zijn de vragen in de database geordend? Zie je direct de structuur of lijkt het eerder een puzzel?

7. Toets je via open en/of alleen gesloten vragen?

Hoe kan de leerstof het beste worden getoetst, met open of gesloten vragen? Je zet open vragen in als je toetst of een student zelf de antwoorden kan formuleren, of wanneer het gaat om een vaardigheid van ‘hogere orde’, zoals analyseren. Op het moment dat dat van toepassing is, zoek dan naar een systeem dat deze mogelijkheid biedt. Daarnaast is er de vraag in hoeverre de manier van corrigeren ruimte laat: is het mogelijk om meerdere correctoren te hanteren? En zijn er diverse mogelijkheden om tot het cijfer te komen?

8. Zijn statistische gegevens beschikbaar?

Niet ieder toetssoftware systeem beschikt over dezelfde mogelijkheden om statistische gegevens te distilleren. Denk daarbij aan p-, rit- en a-waarden, maar ook aan gegevens over scoring door correctoren en een weergave van de gokkans per vraag. Soms heb je ook informatie nodig over welke kandidaten een bepaalde examenvraag in hun examen hebben gehad. Dat is bijvoorbeeld van toepassing als je gebruikt maakt van flexibele toetsing en je achteraf één of meerdere vragen van het examen wil uitsluiten.

9. Is het weergeven van multimedia mogelijk?

Bij verschillende vraagsoorten kan het nuttig zijn om beeldmateriaal, in de vorm van illustraties en/of video’s in te zetten. Hoe eenvoudig is het daarvan gebruik te maken in de software? Welke vereisten, in termen van beeldformaten en omvang van bestanden, zijn daarop van toepassing?

10. Zijn er koppelingen met andere software mogelijk?

Is het te verwachten dat een koppeling met andere software nodig is? Dit kan aan de orde zijn wanneer er tijdens het examen gebruik moet worden gemaakt van andere programma’s, bijvoorbeeld Excel of een ander boekhoudprogramma. Sommige systemen bieden daartoe de mogelijkheid.

11. Wat zijn de afname-opties?

Bij schriftelijke examenafname gelden heel andere mogelijkheden dan bij digitale afname. In hoeverre is het nodig om tijd- en/ of plaats onafhankelijk te toetsen? Denk daarbij ook aan de toekomstbestendigheid van het systeem. Wat als kandidaten over het hele land verspreid of wellicht zelfs in het buitenland wonen? Dan is het verstandig daar bij aanvang rekening mee te houden. Kijk bij de afname opties ook naar de mogelijkheden voor dyslectici, visueel beperkten, etcetera. Of naar de mogelijkheid om een examen offline af te leggen; er zijn wellicht situaties denkbaar waarin er geen internetverbinding is.

Voor welke toetssoftware kies jij?

Ook al is de keuze complex, er zijn verschillende aspecten te benoemen die van belang zijn en waarop je je keuze kunt baseren. In vogelvlucht zijn deze benoemd, maar per systeem is een gedetailleerde invulling van toepassing. Stel de juiste vragen en kies toetssoftware die bij jou past.

Decor

Meer weten over de keuze van toetssoftware?

Neem vrijblijvend contact met ons op via 013 – 528 63 63