Wat is het bestaansrecht van een examencommissie?

Veel opleidingsinstituten kiezen voor het inrichten van een examencommissie. Maar wat doet een examencommissie precies? En waar moet je op letten bij het samenstellen van een examencommissie qua deskundigheid, taken en verantwoordelijkheden?

Onafhankelijk

Een examencommissie voert vaak taken uit die prima door docenten gedaan kunnen worden. Deze groep mensen heeft echter geen enkel belang bij de uitvoering van het onderwijs, de studentenpopulatie en/of andere belanghebbenden. Zodoende waarborg je met het instellen van een examencommissie de onafhankelijkheid van beslissingen over examinering.

Deskundig

De deskundigheid van de examencommissie is grofweg in te delen in toetstechnische- en vakinhoudelijke deskundigheid. Toetstechnische deskundigheid binnen de examencommissie is van belang om de kwaliteit van de examens te borgen. Vakinhoudelijke deskundigheid is van belang om te beoordelen of exameninstrumenten de juiste inhoud bevatten en of vrijstellingen van toepassing zijn. Met het oog op het draagvlak binnen het werkveld en externe validering van de examinering nemen vaak vertegenwoordigers van belanghebbende partijen zitting in een examencommissie. Denk bijvoorbeeld aan vakinhoudelijk deskundigen vanuit brancheorganisaties of grote bedrijven.

De taken van de examencommissie

Examencommissies zijn er in veel verschillende soorten en maten. Een aantal cruciale taken hebben ze echter gemeen. Deze taken hebben betrekking op de borging van de kwaliteit van examinering en diplomering. Concreet kun je hierbij denken aan:

• Het vaststellen of een student voldoet aan de voorwaarden voor diplomering voor wat betreft vereiste kennis, inzicht en vaardigheden.
  De volgende zaken hangen hier onlosmakelijk mee samen:
  • Het vaststellen van ontwikkelde exameninstrumenten.
  • Het nemen van beslissingen bij calamiteiten (denk aan stroomuitval, onvoorziene geluidsoverlast etc.).
  • Het indien nodig aanpassen van examencondities.
  • Het handelen bij of na constatering van examenfraude.
• Het verlenen van vrijstellingen.
• Het behandelen van bezwaren. De examencommissie behandelt soms ook klachten over de examinering. Klachten hebben echter niet dezelfde formele status als bezwaren.
• Het borgen van de kwaliteit van de toetsing.

Praktisch gezien betekent dit onder meer:

• Het (laten) uitvoeren van toetsanalyses.
• Het uitvoeren van steekproeven op beoordelingen en examenafnames.
• Het opleveren van jaarverslagen en eventuele jaarplannen om de kwaliteit van de toetsing te borgen. Denk aan informatie over de slagingspercentages, het aantal deelnemers, het aantal vragen dat wel/niet voldoet aan de normen, het aantal behandelde klachten/bezwaren, voorgevallen onregelmatigheden, ondernomen acties ter verbetering van de kwaliteit, etc.
• Het checken of de examenfunctionarissen aan de gestelde deskundigheidseisen voldoen.

• Het adviseren over toetsbeleid en het doen van aanbevelingen aan het management rondom examinering. Hoewel adviseren vaak geen formele taak is van de examencommissie, is deze op grond van de aanwezige expertise zeer geschikt voor deze taak.

De rol van voorzitter

De voorzitter van de examencommissie ziet erop toe dat gedragen beslissingen worden genomen en dat deze beslissingen worden opgevolgd. Een voorzitter structureert en bewaakt de voortgang van de vergaderingen om zodoende een goede besluitvorming te garanderen. In sommige situaties vervult de voorzitter tevens een spilfunctie in de communicatie met ‘de buitenwacht’. Denk hierbij aan betrokken docentteams, studentengroepen en/of belanghebbende werkgevers.

Conclusie

Een examencommissie is niet alleen een verzameling van onafhankelijke experts op het gebied van toetsen en vakinhoud, maar bovenal een nuttige en cruciale speler bij kwalitatief goede en betrouwbare toetsing.